Valiantys Rechtliche Informationen

Richtlinie zur Bekämpfung von Bestechung und Korruption

1. Was umfasst diese Richtlinie?

1.1 Diese Richtlinie zur Bekämpfung von Bestechung und Korruption beschreibt die Verantwortlichkeiten von Valiantys und allen, die für uns arbeiten, hinsichtlich der Beachtung und Einhaltung unserer Null-Toleranz-Haltung bei Bestechung und Korruption.

1.2 Sie dient darüber hinaus als Informationsquelle und Orientierungshilfe für alle, die für Valiantys arbeiten. Es unterstützt sie dabei, Bestechung und Korruption zu erkennen und damit umzugehen sowie zu verstehen, welche Pflichten sie haben.

2. Grundsatzerklärung

2.1 Valiantys verpflichtet sich zu einer ethischen und ehrlichen Art und Weise der Geschäftsführung sowie dazu, Systeme einzuführen und durchzusetzen, die Bestechung verhindern. Valiantys verfolgt eine Null-Toleranz-Politik hinsichtlich Bestechung und Korruption. Wir verpflichten uns dazu, bei allen Geschäften und geschäftlichen Beziehungen professionell, fair und integer zu handeln, unabhängig davon, in welchem Land wir aktiv sind.

2.2 Valiantys hält stets alle geltenden Gesetze zur Bestechungs- und Korruptionsbekämpfung in allen Gerichtsbarkeiten, in denen wir tätig sind, ein. Wir sind an die Gesetze der Länder gebunden, in denen wir unsere Geschäfte führen, wie der Bribery Act 2010 des Vereinigten Königreichs, der Foreign Corrupt Practices Act von 1977 in den USA in der jeweils gültigen Fassung sowie alle weiteren geltenden Gesetze, Bestimmungen, Vorschriften, Kodizes und Verfahren in Hinblick auf Bestechung und Korruption (gemeinsam “Gesetze zur Bekämpfung von Bestechung”).

2.3 Valiantys ist sich darüber im Klaren, dass Bestechung und Korruption mit bis zu zehn Jahren Freiheitsstrafe und Geldstrafe bestraft werden. Wird festgestellt, dass unser Unternehmen an korrupten Aktivitäten teilgenommen hat, wäre es möglich, dass uns eine unbegrenzt hohe Geldstrafe auferlegt wird, wir von der Teilnahme an öffentlichen Ausschreibungen ausgeschlossen werden und unser Ruf ernsten Schaden nimmt. Vor diesem Hintergrund verpflichten wir uns, Bestechung und Korruption in unserem Geschäft zu verhindern und nehmen unsere gesetzliche Verantwortung sehr ernst.

3. Für wen gilt diese Richtlinie?

3.1 Diese Richtlinie zur Bekämpfung von Bestechung und Korruption gilt für alle Beschäftigten (vorübergehend, befristet und unbefristet), Berater, Auftragnehmer, Trainees, entsandtes Personal, Beschäftigte im Home-Office, Gelegenheitsmitarbeiter, Agenturmitarbeiter, Ehrenamtliche, Praktikanten, Agenten, Sponsoren und alle weiteren Personen, die mit uns in Verbindung stehen (einschließlich Dritter) sowie für unsere Tochterfirmen und deren Beschäftigte, unabhängig von ihrem Standort. Die Richtlinie gilt auch für Officers, Board und/oder Committee-Mitglieder aller Ebenen.

3.2 Im Rahmen dieser Richtlinie bezieht sich “Dritter” auf jede Person oder jede Organisation, mit der unser Unternehmen Beziehungen pflegt und zusammenarbeitet. Es bezieht sich auf aktuelle und potenzielle Kunden, Lieferanten, Händler, Geschäftskontakte, Agenten, Berater sowie staatliche und öffentliche Einrichtungen, einschließlich deren Berater, Vertreter und Beamte, Politiker und Parteien.

3.3 Jede Vereinbarung, die unser Unternehmen mit einem Dritten schließt, unterliegt klaren Vertragsbedingungen, einschließlich konkreter Bestimmungen, die den Dritten dazu verpflichten, Mindeststandards und Verfahren zur Bekämpfung von Bestechung und Korruption zu erfüllen.

4. Definition von Bestechung

4.1 Bestechung ist eine Handlung, bei der etwas von Wert oder ein Vorteil angeboten, verschenkt, versprochen, eingefordert, vereinbart, erhalten, angenommen oder erbeten wird, um damit eine Handlung oder eine Entscheidung herbeizuführen oder zu beeinflussen.

4.2 Ein Bestechungsgeld ist jede Art von Anreiz, Belohnung oder Gegenstand von Wert, der einer anderen Person angeboten wird, um daraus einen geschäftlichen, vertraglichen, behördlichen oder persönlichen Vorteil zu ziehen.

4.3 Bestechung beschränkt sich nicht auf das Anbieten eines Bestechungsgeldes. Wird einer Person ein Bestechungsgeld angeboten und sie nimmt dies an, verstößt sie ebenfalls gegen das Gesetz.

4.4 Bestechung ist illegal. Mitarbeiter dürfen sich an keiner Form von Bestechung beteiligen, sei es direkt, passiv (wie oben beschrieben) oder durch einen Dritten (beispielsweise einen Agenten oder Händler). Sie dürfen nirgendwo auf der Welt einen ausländischen Amtsträger bestechen. Sie dürfen keine Bestechungsgelder in jeglicher Form annehmen. Wenn Sie sich unsicher sind, ob etwas eine Bestechung oder ein Geschenk oder eine gastfreundschaftliche Geste ist, müssen sie sich beim Compliance Manager ihres Unternehmens Rat einholen.

5. Was akzeptabel ist und was nicht

5.1 Dieser Abschnitt der Richtlinie behandelt vier Bereiche:

5.2 Geschenke und Gastfreundschaft

Valiantys nimmt normale und angemessene Gesten der Gastfreundschaft und des guten Willens (sowohl an Dritte übergeben als auch von Dritten erhalten) an, sofern die Übergabe oder Annahme von Geschenken, folgende Kriterien erfüllt:

  1. Sie erfolgt weder in der Absicht, den Empfänger dahingehend zu beeinflussen, ein Geschäft oder einen geschäftlichen Vorteil beizubehalten oder anzubieten, noch erfolgt sie als ausdrücklicher oder stillschweigender Austausch für Gefälligkeiten oder Vorteile.
  2. Sie erfolgt nicht mit dem Hinweis, dass eine Gegenleistung erwartet wird.
  3. Sie ist mit den lokalen geltenden Gesetzen vereinbar.
  4. Sie erfolgt im Namen des Unternehmens nicht der einzelnen Person. Es handelt sich nicht um Bargeld und nicht um ein Bargeldäquivalent (z. B. ein Geschenkgutschein).
  5. Sie ist den Umständen angemessen (beispielsweise kleine Geschenke in der Weihnachtszeit oder ein kleines Dankeschön für ein Unternehmen nach Abschluss eines großen Projekts).
  6. Das Geschenk ist von angemessener Größe und Wert und wird zu einem geeigneten Zeitpunkt unter Berücksichtigung des Geschenkgrundes überreicht.
  7. Es wird offen und nicht heimlich übergeben/empfangen. a) Es wird nicht einer ausgewählten wichtigen und einflussreichen Person mit der klaren Absicht übergeben, diese direkt zu beeinflussen. b) Es übersteigt nicht den Wert, den der Compliance Manager des Unternehmens festgelegt hat (in der Regel 100 US-Dollar).
  8. Das Geschenk wird nicht einem oder von einem Regierungsbeamten oder -vertreter oder einem Politiker oder einer politischen Partei übergeben bzw. entgegengenommen, ohne vorher die Genehmigung des Compliance Manager des Unternehmens einzuholen.

5.3 Wenn es unangemessen wäre, ein angebotenes Geschenk abzulehnen (z. B. bei einem Treffen mit einem Angehörigen einer bestimmten Religion/Kultur, der das als Beleidigung empfinden könnte), darf das Geschenk entgegengenommen werden, sofern es dem Compliance Manager gemeldet wird, der die Umstände beurteilt.

5.4 Valiantys ist sich darüber im Klaren, dass die Praxis des Schenkens und der Entgegennahme von Geschenken im Geschäftsumfeld zwischen Ländern, Regionen, Kulturen und Religionen variiert, weshalb sich die Definitionen dessen, was jeweils akzeptabel ist und was nicht, unweigerlich unterscheiden werden.

5.5 Als bewährte Praxis sollte gelten, dass übergebene und erhaltene Geschenke immer gegenüber dem Compliance Manager offengelegt werden. Geschenke von Lieferanten sollten stets offengelegt werden.

5.6 Die Absicht hinter einem übergebenen/erhaltenen Geschenk sollte immer berücksichtigt werden. Bei Unsicherheiten, sollte stets der Rat des Compliance Managers eingeholt werden.

5.7 Beschleunigungs- und Schmiergeldzahlungen

Valiantys nimmt keine Beschleunigungszahlungen jeglicher Art an und wird derartige Zahlungen auch nicht selbst leisten. Beschleunigungszahlen sind eine Form von Bestechung, bei der die Leistung eines Amtsträgers für eine routinemäßige staatliche Handlung beschleunigt oder erleichtert wird. Diese werden meist Beamten auf niedriger Ebene in der Absicht gemacht, die Leistung oder eine bestimmte Maßnahme oder Handlung zu gewährleisten oder zu beschleunigen.

5.8 Valiantys erlaubt nicht die Leistung oder Entgegennahme von Schmiergeldzahlungen. Diese werden in der Regel im Austausch für einen geschäftlichen Gefallen oder Vorteil geleistet.

5.9 Valiantys ist sich darüber im Klaren, dass Beschäftigte trotz unserer strengen Richtlinie zu Beschleunigungs- und Schmiergeldzahlungen in eine Lage kommen könnten, in der die Vermeidung einer Beschleunigungs- oder Schmiergeldzahlung ihre persönliche Sicherheit oder die ihrer Familie gefährden könnte. In diesem Fall sind die folgenden Schritte zu unternehmen:

  1. Reduzieren Sie den Betrag auf ein Minimum.
  2. Bitten Sie um einen Beleg, in dem Höhe und Grund für die Zahlung vermerkt sind.
  3. Erstellen Sie einen Vermerk über die Zahlung.
  4. Erstatten Sie Ihrem direkten Vorgesetzten darüber Bericht.

5.10 Politische Spenden

Valiantys leistet keine Spenden zur Unterstützung politischer Parteien oder Kandidaten, weder in Form von Geld noch in anderer Form. Dies könnte als Versuch gedeutet werden, einen unangemessenen geschäftlichen Vorteil zu erlangen.

5.11 Wohltätige Spenden
Valiantys akzeptiert (und fördert) Spenden für wohltätige Zwecke, sei es durch Dienstleistungen, Wissen, Zeit oder durch direkte finanzielle Zuwendungen (Geld oder sonstiges), und legt alle getätigten Spenden zu wohltätigen Zwecken offen.

5.12 Beschäftigte müssen darauf achten, dass wohltätige Spenden nicht dazu verwendet werden, Bestechungen zu erleichtern oder zu verschleiern.

5.13 Alle für wohltätige Zwecke getätigten Spenden sind rechtmäßig und ethisch vertretbar gemäß den lokal geltenden Gesetzen und Praktiken und werden nicht ohne die Genehmigung des Compliance Managers angeboten/getätigt.

6. Pflichten der Beschäftigten

6.1 Als Beschäftigter von Valiantys haben Sie dafür Sorge zu tragen, dass Sie die in dieser Richtlinie enthaltenen Informationen lesen, verstehen und einhalten. Dies gilt auch für Schulungen oder andere Informationen zur Bekämpfung von Bestechung und Korruption, die Ihnen zur Verfügung gestellt werden.

6.2 Alle Beschäftigten und sonstigen Personen unter unserer Kontrolle sind in gleichem Maße für die Vermeidung, Aufdeckung und Meldung von Bestechung und anderen Korruptionsformen verantwortlich. Sie sind dazu verpflichtet, Aktivitäten zu vermeiden, die zu einer Verletzung dieser Anti-Bestechungsrichtlinie führen oder eine solche darstellen könnten.

6.3 Wenn Sie einen Grund zur Annahme oder den Verdacht haben, dass ein Fall von Bestechung oder Korruption aufgetreten ist oder in Zukunft auftreten wird, der einen Verstoß gegen diese Richtlinie darstellt, müssen Sie den Compliance Manager darüber informieren.

6.4 Verstößt ein Beschäftigter gegen diese Richtlinie, werden Disziplinarmaßnahmen gegen ihn eingeleitet, was zu seiner Entlassung wegen groben Fehlverhaltens führen könnte. Valiantys hat das Recht, die vertragliche Beziehung mit einem Beschäftigten zu beenden, wenn er gegen diese Richtlinie zur Bekämpfung von Bestechung und Korruption verstößt.

7. Was passiert, wenn ich einen Verdacht äußere?

7.1 In diesem Abschnitt der Richtlinie geht es um folgende drei Themen:

  1. Wie Sie einen Verdacht äußern
  2. Was zu tun ist, wenn Sie Opfer von Bestechung oder Korruption werden
  3. Schutzmaßnahmen

7.2 Wie Sie einen Verdacht äußern

Wenn Sie den Verdacht haben, dass ein Fall von Bestechung oder anderen Korruptionsaktivitäten mit Bezug zu Valiantys aufgetreten ist, sind Sie dazu angehalten, Ihre Bedenken zum frühestmöglichen Zeitpunkt zu äußern. Wenn Sie sich unsicher sind, ob eine bestimmte Tätigkeit oder ein bestimmtes Verhalten als Bestechung oder Korruption gelten könnte, sollten Sie mit Ihrem direkten Vorgesetzten, dem Compliance Manager oder einer anderen Führungskraft des Unternehmens sprechen.

7.3 Valiantys weist alle seine Beschäftigten in seine Whistleblowing-Verfahren ein, damit diese ihre Bedenken umgehend und vertraulich äußern können.

7.4 Was zu tun ist, wenn Sie Opfer von Bestechung oder Korruption werden
Informieren Sie umgehend Ihren Compliance Manager, wenn Ihnen jemand eine Bestechung anbietet, wenn Sie aufgefordert werden, eine Bestechung zu zahlen, wenn Sie den Verdacht haben, dass Sie derzeit oder in der nahen Zukunft bestochen werden oder wenn Sie Grund zu der Annahme haben, dass Sie Opfer einer anderen Form von Korruption geworden sind.

7.5 Schutzmaßnahmen
Wenn Sie es ablehnen, eine Bestechung anzubieten oder anzunehmen oder wenn Sie einen Verdacht über potenzielle Bestechungen oder Korruption haben, versteht Valiantys, dass Sie wegen der möglichen Auswirkungen besorgt sind. Valiantys unterstützt jede Person, die in gutem Glauben einen Verdacht gemäß dieser Richtlinie äußert, auch wenn Ermittlungen ergeben sollten, dass es sich um einen Irrtum handelte.

7.6 Valiantys sorgt dafür, dass niemand eine nachteilige Behandlung erfährt, weil er die Annahme oder das Anbieten von Bestechungen oder andere korrupte Aktivitäten verweigert, oder weil er einen Verdacht in Hinblick auf potenzielle Bestechungen oder Korruption gemeldet hat.

7.7 Nachteilige Behandlung bedeutet Entlassung, Disziplinarmaßnahmen oder unvorteilhafte Behandlung aufgrund eines Verdachts, den diese Person geäußert hat.

7.8 Wenn Sie Grund zu der Annahme haben, dass Sie aufgrund eines Verdachts oder der Weigerung, eine Bestechung anzunehmen, ungerecht behandelt werden, sollten Sie umgehend Ihren direkten Vorgesetzten oder den Compliance Manager darüber informieren.

8. Schulungen und Kommunikation

8.1 Valiantys weist alle neuen Mitarbeiter im Rahmen des Einarbeitungsprozesses in diese Richtlinie ein. Darüber hinaus erhalten Beschäftigte regelmäßige Schulungen zur Einhaltung dieser Richtlinie und werden einmal im Jahr aufgefordert, formal die Einhaltung dieser Richtlinie zu bestätigen.

8.2 Die Richtlinie zur Bekämpfung von Bestechung und Korruption sowie die Null-Toleranz-Haltung von Valiantys wird allen Lieferanten, Auftragnehmern, Geschäftspartnern und allen Dritten zu Beginn der Geschäftsbeziehung sowie später auch bei Bedarf zur Verfügung gestellt bzw. mitgeteilt.

8.3 Valiantys wird entsprechende Anti-Bestechungs- und Korruptionstrainings für Beschäftigte etc. durchführen, sollte der Eindruck entstehen, dass ihre Kenntnisse bezüglich der Einhaltung der Gesetze zur Bekämpfung von Bestechung einer Verbesserung bedürfen. Es sollte als bewährte Praxis gelten, dass Unternehmen mit ihren Mitarbeitern Anti-Bestechungstrainings durchführen, wenn das Risiko besteht, dass diese während der Arbeit mit Bestechung oder Korruption konfrontiert werden.

9. Aufzeichnungen

9.1 Valiantys führt detaillierte und genaue Finanzaufzeichnungen und verfügt über angemessene interne Kontrollen, um alle geleisteten Zahlungen nachweisen zu können. Wir führen schriftliche Aufzeichnungen über die Höhe und den Grund angenommener oder geleisteter gastfreundschaftlicher Gesten oder Geschenke; Geschenke und Gesten der Gastfreundschaft unterliegen einer Prüfung der Geschäftsleitung.

10. Überwachung und Überprüfung

10.1 Der Compliance Manager von Valiantys ist verantwortlich für die Überwachung der Wirksamkeit dieser Richtlinie und überprüft regelmäßig deren Durchsetzung. Er bewertet ihre Zweckdienlichkeit, Angemessenheit und Wirksamkeit.

10.2 Interne Kontrollsysteme und Verfahren zur Vermeidung von Bestechung und Korruption unterliegen regelmäßigen Audits, um zu gewährleisten, dass sie wirksam in der praktischen Umsetzung sind.

10.3 Wenn Verbesserungsbedarf besteht, wird dieser schnellstmöglich umgesetzt. Mitarbeiter werden ermutigt, Rückmeldungen zu dieser Richtlinie zu geben, falls sie Verbesserungsvorschläge haben. Diese Art von Feedback sollte an den Compliance Manager gerichtet werden.

10.4 Diese Richtlinie ist kein Bestandteil von Arbeitsverträgen mit den Beschäftigten; Valiantys ist berechtigt, die Richtlinie jederzeit anzupassen, um ihre Wirksamkeit bei der Bekämpfung von Bestechung und Korruption zu verbessern.

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